ERPとは-機能・種類・メリット・選定ポイントを解説
Mana Kotani
インターネットの普及に伴い、ビジネスは大量のデータを扱う時代に突入しています。企業が情報を適切に管理し、それを経営戦略や事業戦略に活かすことで、競争優位性を確立することができます。しかしながら、情報を適切に管理できている企業は多くなく、現代の企業は業務プロセスの効率化やコスト削減などの様々な課題に直面しています。こうした課題を解決するために、ERPシステム（以下「ERP」）と呼ばれる統合型業務システムがあります。
ERPは、会計、販売、生産管理、人事管理など、企業の様々な業務プロセスを統合的に管理することが可能です。しかし、ERPにはメリットだけでなくデメリットもあり、選定ポイントや導入プロセスにも注意が必要です。
この記事ではERPについての基礎知識とERPの導入について、そのメリットとデメリット、選定ポイントや導入プロセスについて解説していきます。
ERPとは
ERPとは、Enterprise Resource Planningの略であり、企業がおこなう様々な業務プロセスを統合的に管理して活用するための考え方やシステムのことです。従来の業務プロセスでは、販売、会計、生産管理、人事管理などの業務が別々のシステムで管理されていたため、情報共有や効率的な業務プロセスの構築に課題がありました。ERPはこれらの業務プロセスを統合し、一元的に管理することで、情報共有や業務の効率化、生産性の向上などを実現できます。したがって、ERPは企業の経営戦略や事業戦略を検討、展開する上で、なくてはならない重要なシステムです。
ERPの主な機能
業務プロセスを一元的に管理できるERPは実際のどのような機能を備えているのでしょうか。ERPの機能は主に以下の内容に分類されます。
1.販売管理
営業活動に関わる業務の管理をおこなうことができます。具体的には、見積書や注文書、請求書の発行や売上実績の集計などが含まれます。また、顧客からの注文への対応や、売上高の可視化による利益管理や原価管理など、会社が取り扱う商品の現状把握ができます。これにより営業注力商品の選定や不採算品の販売中止など、戦略立案につなげることが可能であるだけでなく、顧客満足度を向上させる材料にもなり得ます。
2.生産管理
生産計画の策定や生産ラインのスケジューリング、生産工程の可視化などをおこなうことができます。各生産工程に要する時間コスト、生産工程上の無駄やボトルネックの可視化が可能であり、これにより商品生産に取り掛かる適正なタイミングの把握や、工程ごとの最適な人員配置をすることができます。生産体制の最適化、および生産性の向上につながることが期待されます。
3.在庫管理
在庫の受入れや発送、在庫の把握や管理などをおこなうことができます。また、不動在庫や過剰在庫、在庫不足の状況などをまとめて可視化することができます。これにより受発注の効率化や、商品別の最適な発注、発送時期の把握など、在庫管理体制の最適化を図ることが可能です。
4.会計管理
会計処理や決算処理、資産管理※などをおこなうことができます。日々の仕訳処理から総勘定元帳の作成にいたるまで、財務会計に関連する一連の業務管理をすることができます。これにより会計業務の効率化や正確性の向上を図ることができるだけでなく、経理部門の人件費など、コスト削減を実現可能です。
※ 資産管理を別機能として提供しているERPが多いですが、簡便化のため、ここでは会計管理機能に含めて説明しています。
5.人事管理
人事情報の一元管理や給与計算、勤怠管理などをおこなうことができます。日々の残業実態の把握や、異動に伴う配属情報更新など、社員の情報を網羅的に管理することができます。これにより、人事業務の効率化や情報共有の向上を実現することができますが、個人情報の取り扱いなどには注意が必要です。
以上が、ERPの主な機能です。
ERPはこれらの機能を統合的に備えることで、企業に存在する関連部署の業務を横断的に管理し、業務プロセスの効率化や情報共有の向上、生産性の向上などの様々なメリットをもたらします。
ERPの種類と違い
ERPには大きくクラウド型/オンプレミス型とパッケージ型/スクラッチ型の2つの軸で分類できます。それぞれの特色を把握し、企業の掲げるIT戦略と親和性のあるERPを選択することが重要です。
1.クラウド型ERP
クラウド型ERPは、インターネットを介してサービスを受けることができるERPです。サービス提供会社のクラウドサーバー上にERPソフトウェアを設置し、ユーザーはWebブラウザからアクセスすることで利用できる仕組みです。
インターネットに接続できる環境下であれば、在宅勤務やリモートワークにも対応でき、いつでもどこでもアクセスすることができます。
ただし、カスタマイズには弱く、オリジナルの機能は備えていない反面、メンテナンスはサービス会社がおこなってくれるため、保守運用面の負担が発生しません。
2.オンプレミス型ERP
オンプレミス型ERPは、企業内のサーバーにERPソフトウェアをインストールすることで、企業内のネットワークを介してアクセスすることができるERPです。
ユーザーが自らERPを管理できるため、セキュリティの強化や独自のカスタマイズの自由度が高いという特徴があります。
ただし、サーバーなどのハードウェアの購入や、設置場所の確保などに多くのコストがかかる場合があります。
また、メンテナンスも自社でおこなわなければならず、保守運用面のランニングコストを考慮しなければなりません。
3.パッケージ型ERP
パッケージ型ERPは、あらかじめ作成されたERPソフトウェアを導入することで汎用的な業務プロセスをカバーするERPです。
一般的な業務プロセスの流れに合わせてERPソフトウェアが構成されており、ユーザー側で必要な機能を選択して導入することが可能です。
導入までの期間が比較的短く、ERPパッケージが想定している業務プロセスへ合わせることができれば、導入コストが低くなりやすい特徴があります。
また、業種に応じたERPパッケージが用意されていたり、アドオンも可能であるという点から、多種多様な業務プロセスにも対応を図りやすいです。
4.スクラッチ型ERP
スクラッチ型ERPは、ユーザー独自の業務プロセスに合わせてERPをゼロベースで自社設計・開発するERPです。
ユーザー側で100%カスタマイズできるため、自社の業務プロセスに最適なERPを構築することができます。
その一方で、設計・開発・運用に莫大なコストや時間を要するため、大企業や特殊な業種に属する企業など、実際にスクラッチ型ERPを採用する企業は限定される傾向にあります。
基幹システムとの違い
ERPと基幹システムは、両者とも企業が業務を遂行するための情報システムとして位置付けられてますが、その役割や対象範囲に違いがあります。一般的な基幹システムは販売、財務会計、人事、購買、生産管理、在庫管理などの業務をカバーしており、それぞれが独立して稼働していることが多いです。
基幹システムは、企業の中心的な業務プロセスを支援するシステムの総称であり、企業の中核業務を担当しています。そのため、トラブルが発生すると企業の業務に深刻な影響を与える恐れがあります。また、基幹システムは通常、企業が自社で開発、もしくはカスタマイズしたシステムであることが多く、各企業の風土や慣習に即した仕様になっているという特徴があります。
これに対し、ERPは企業内の業務プロセスを統合管理するためのソフトウェアパッケージです。ERPも販売、生産、調達、在庫管理、人事、財務会計などの業務をカバーしています。ERPは、基幹システムと同様に企業の業務を支援するためのシステムであることから、基幹システムが担当する業務の一部を担当することもあります。
しかし、ERPは単一のアプリケーションであるため、基幹システムのように各業務が独立して稼働しているわけではありません。各部門の業務で取り扱うデータを一元的に管理しているため、統合性が高く、業務プロセスの全体像を把握することが可能です。
以上のように、基幹システムは企業の中心業務プロセスを担当する業務ごとに独立したシステムであるのに対し、ERPは企業内の業務プロセスを統合管理するためのシステムであるという違いがあります。
ERPのメリット・デメリット
ERPのメリット
ERPは、企業の業務プロセスにかかるデータを一元管理し、横断的に共有することで、様々なメリットがあります。
1.業務プロセスの最適化
ERPによって業務プロセスの最適化が図られます。例えば、販売、財務、生産管理など、それぞれの部門で発生したデータを連携することで、無駄な作業を可視化、対策を講じることができます。これにより、企業の生産性を向上させることが可能です。
2.意思決定の迅速化
ERPは、企業全体の情報を一元管理しているため、迅速な意思決定を可能にします。例えば、生産管理部門が生産計画を調整すると、在庫管理部門や財務部門、営業部門にも自動的に通知され、すべての関係者が迅速に情報を共有できます。これにより、部署ごとの情報格差がなくなります。そして、経営層への迅速なレポートや意思決定につながります。
3.情報の正確性と信頼性の向上
ERPは、データの重複や誤りを避け、情報の正確性と信頼性を高めることができます。例えば、財務データを自動処理することで、誤った計算や入力ミスの防止につながります。正確性や信頼性は内部統制や監査対応にも有効です。
4.コスト削減
ERPは、複数の業務システムを一元管理することで、システムの統合や保守管理などのコストを削減できます。また、生産管理や在庫管理の最適化など、業務プロセスを見直すことによる材料費や人件費等のコスト削減にもつながります。
5.業務効率の向上
ERPを利用することで業務プロセスの最適化や情報の共有により、業務効率を向上させることができます。例えば、営業支援システムとして扱うことで、営業担当者は自分の担当する顧客情報を迅速に入手できるようになります。これにより、営業活動の効率化や売上拡大につなげることが可能です。
ERPのデメリット
一方でERPにはデメリットもあり、以下のものが挙げられます。
1.導入コスト
ERPの導入には、多大なコストを要します。システム開発、設置、導入、保守など、多くの工程が必要であり、カスタマイズやアドオンを導入する場合は、個別の要件に合わせた開発をするため、さらに追加で費用が発生します。
2.導入に要する時間
ERPの導入には、多大な時間を要します。システムを構築するには、企業の業務フローを把握し、各部署との打ち合わせを重ねながら必要な機能を設定する必要があります。そのため、導入には最短でも数ヶ月、平均して数年以上の時間を要するのが一般的です。
3.既存の業務フローとの適合性
ERPを導入する場合、既存の業務フローとシステムを適合させる必要があります。しかし、ERPは標準化された業務プロセスを基本としているため、企業文化によっては既存の業務フローと異なる場合があります。そのため、既存の業務フローとの適合性がない場合は、ERPの導入を諦めるか、既存の業務フローを標準プロセスに合わせて変更するか、時間をかけてERPを自社仕様にカスタマイズする必要があります。
4.変更管理が複雑
ERPは、複数のモジュールから構成されているため、一部のモジュールの変更が別のモジュールに影響を与えることがあります。そのため、ERPの変更管理は非常に複雑であり、ミスや不具合が発生する可能性があります。導入時の要件定義において、可能な限り先を見据えた設計をおこなうことが重要です。
5.システム障害発生時の影響範囲
ERPは、企業の基幹業務を担う重要なシステムです。そのため、システム障害が発生した場合は、企業全体の業務に大きな影響を与える可能性があります。システムの安全性や信頼性を高めるために、適切なバックアップや復旧策をあらかじめ準備する必要があります。
ERPの選定ポイント
ERPには様々な種類があるため、どのERPが最適かは企業文化によって異なります。ここではERPを選定する際のポイントを解説します。
1.業種や業務に合致したものであるか
ERPは様々な業種や業務に対応しています。パッケージ型のERPを選択する際は、自社の業務に合ったERPを選ぶことが重要です。
2.カスタマイズ性や拡張性が高いか
ERPは、導入後も業務の変化に合わせてカスタマイズや拡張が必要となります。スクラッチ型であれば問題ありませんが、パッケージ型の場合はアドオンで要件に対応できない場合もあるため、注意が必要です。
3.安定性やセキュリティが高いか
ERPは、企業の基幹業務を担うシステムであり、トラブルが起きた場合には深刻な影響を及ぼすことがあります。機能面だけでなく、システム面で安定性やセキュリティが高いERPを選ぶことが重要です。
4.導入コストとランニングコスト
ERPの導入コストやランニングコストは非常に高額です。自社の予算やコストを考慮してERPを選定することが重要です。ミニマムにスタートし、アドオンで補う方法を検討することも必要かもしれません。
5.ERPサービス提供元の信頼性
ERPは、長期にわたって利用するシステムであるため、提供元の信頼性や関係性が重要になります。ERPの提供元の実績や導入後の保守体制などを事前に確認することが必要です。
ERPの導入プロセス
ERPの導入は、企業にとって部門を横断する大規模なプロジェクトです。つまずくことのないよう、ここでは導入時のプロセスを時系列に沿って解説します。
1.導入計画の策定
導入目的、範囲、期間、予算、リソース、リスクなどを定義し、導入計画書を作成します。また、この段階で利用するERPの種類を選定します。
2.プロジェクトチームの編成
導入プロジェクトチームを編成します。プロジェクトチームには、ユーザー、システムエンジニア、コンサルタント、トレーナーなどが含まれ、推進力が求められるプロジェクトリーダーの人選は、後々にとって重要な要素です。
3.要件定義
ERPに必要な機能や業務フローなどを定義します。複数回の業務ヒアリングを実施し、必要な情報を収集、共有します。このフェーズで決めた内容を基に、ERPの設計が始まって方向性が定まるため、導入プロセスにおいて最も重要なフェーズと言えます。
4.システム設計
ERPの設計をおこないます。要件定義でまとめた情報を基に、システムの機能や業務フロー、インタフェース、データ構造などを定義します。
5.カスタマイズと開発
ERPのカスタマイズや、新規開発をおこないます。システム設計で定義した内容をもとに、プログラムの作成を進めていきます。
6.テスト
システム設計や開発の終了後、システムテストを実施します。テスト項目、テストケース、テストデータを用意し、要件に沿った仕様になっているか、システムが正常に動作するかなどを確認します。
7.トレーニング
ERPを利用するユーザーに対してトレーニングを実施します。ユーザーがシステムを正しく使いこなせるよう、運用方法や操作方法を指導します。導入後にヒューマンエラーが発生しないよう、トレーニング期間は十分な確保が必要です。
8.データ移行
導入前の既存システムのデータを、ERPに移行します。データの整合性や正確性が担保されているかを確認することが重要です。
9.システム導入
ERPを本番稼働するフェーズです。これまでにシステムのバックアップや復旧方法、運用ルール、ユーザーアカウントの管理方法などを定義しておき、システムの安定稼働に努めます。
10.運用・保守
ERPの導入後、必要に応じてシステムの運用や保守をおこないます。定期バックアップや人事異動時のユーザー変更、障害対応、バージョンアップ、不審なユーザーの検知に加え、追加開発の要否などを検討します。
まとめ
ERPはEnterprise Resource Planningの略であり、企業の業務プロセスを統合的に管理するためのシステムであることがわかりました。販売管理、生産管理、在庫管理、会計管理、人事管理など、多様な機能を持ち、クラウド型/オンプレミス型、パッケージ型/スクラッチ型などの種類があります。基幹システムとは異なり、ERPは企業内の業務プロセスを統合的に管理するためのシステムです。
ERPは多くのメリットがあり、業務プロセスの最適化やコスト削減など企業の生産性向上に貢献します。また、正確性や信頼性の向上によって内部統制や監査対応にも有効です。しかし、導入コストや時間、既存業務フローとの適合性の問題、変更管理の複雑さなど、デメリットも存在します。
ERPの導入に際しては、適切なERPを選定し、要件定義や設計に時間をかけ、導入前の準備をしっかり行うことが重要です。適切なERPを選択し、適切な導入プロセスを踏むことで、企業は生産性を向上させ、運用効率を高め、競争優位性を確保できます。ただし、高度なシステムのため、宝の持ち腐れになってしまったり、使い方次第では重大なインシデントにもつながりかねません。情報を適切に管理、運用することが何よりも重要です。
ERPの導入を検討されている方は、本記事の内容をご参考ください。
